Le secrétariat médical pour les établissements de santé : un métier exigeant, des méthodes éprouvées

Exodial a développé une expertise unique dans la gestion des appels et des rendez-vous pour des structures de santé de taille moyenne à grande, à Paris comme en province

Le secrétariat médical c’est d’abord une formation et des compétences : terminologie médicale, gestion des urgences, connaissance de l’organisation des médecins selon leur spécialité.

Le secrétariat médical c’est avant tout la gestion des consignes de chaque praticien, car chaque praticien a ses propres contraintes, sa propre organisation, liée à sa spécialité, sa patientèle, ses activités.

Le secrétariat médical c’est aussi savoir gérer avec amabilité et empathie les demandes de chaque patient pour faciliter la relation avec le praticien dans des contextes parfois complexes : inquiétude, urgences, agendas surchargés etc.

Gain d’image, meilleure rentabilité, meilleur service pour les praticiens et pour les patients : c’est cela l’accueil téléphonique pour les centres de santé d’Exodial.

Le secrétariat médical : des outils adaptés

Nos outils s’adaptent entièrement à votre organisation et à vos besoins : externalisation en complément ou en remplacement des équipes de secrétaires de l’établissement, organisation centralisée ou éclatée par service, etc.

Notre accueil téléphonique peut être un point unique pour tous les services ou être séparé service par service.

accueil téléphonique médical

Les pools de secrétaires peuvent disposer d’accès aux agendas groupés des médecins, les médecins ayant accès eux, à un agenda individuel etc. Voir les détails du service de prise de rendez-vous.

Votre application vous permet aussi de recevoir en toute sécurité des messages du secrétariat de donner vos consignes, gérer vos patients etc.

Grâce à son expérience de la gestion de l’agenda pour les établissements de santé, Exodial a développé des services qui vous sont proposés en option, et que vous choisissez à la carte, dans la gestion quotidienne de votre activité : par exemple, la gestion de la liste d’attente des rendez-vous, la possibilité de gérer des consignes par patient, ou laisser des notes de services à sa secrétaire etc.

Pourquoi un service d'accueil téléphonique externalisé ?

  • Pour améliorer la qualité de l’accueil de votre établissement,
  • Pour accroitre l’efficacité de la prise d’appels et la transformation en rendez-vous : augmenter ainsi le chiffre d’affaires,
  • Pour proposer un service de qualité à vos praticiens associés à tous les outils modernes : agenda par internet, sur mobile, prise de rendez-vous par internet etc.
  • Inclus la gestion d'agenda

Consultez nos autres services : confirmations par SMS, prise de rendez-vous en ligne, frappe de documents, afin de compléter votre vision de que nous pouvons faire pour vous.

Notre service d'accueil téléphonique

Vous avez l’assurance que vos interlocuteurs trouvent un accueil rapide (en moins de trois sonneries), professionnel et souriant tout au long de la journée. À tout moment vous pouvez reprendre directement vos interlocuteurs en ligne.

Vous décidez vous-même des règles de transfert d'appel à nos secrétaires (en cas de non-réponse, d’occupation de la ligne ou sur renvoi permanent).

Une définition des horaires de réponse calée sur votre activité est possible également (par exemple : du lundi au vendredi de 9H à 18H…).

Un service personnalisé : comment cela fonctionne ?

  • Vous choisissez le message d'accueil, de fermeture etc.,
  • Un numéro de téléphone personnel vous est attribué vers lequel vous pouvez transférer votre ligne principale,
  • Vos consignes générales sont affichées à la secrétaire lors de l'appel, tout comme les consignes concernant un appelant particulier,
  • Nous recevons vos appels de 8H-20H en semaine et de 8H à 12H le samedi, soit 64H par semaine,
  • Vos interlocuteurs sont accueillis en moins de trois sonneries,
  • Vos interlocuteurs sont reconnus et gérés selon vos consignes (générales ou spécifiques à un interlocuteur en particulier),
  • Les coordonnées de vos interlocuteurs sont consignées,
  • La secrétaire Exodial prend vos messages, vos rendez-vous, communique une information générale, filtre les appels… tout cela selon vos consignes,
  • En cas d’appel urgent ou important, et avec votre accord, l’appel vous est transféré,
  • En dehors de nos heures de fonctionnement, vos appels sont soit orientés vers un message vocal (avec ou sans messagerie), soit redirigés vers un autre numéro.

Une infrastructure de haute-technologie ultra-fiable

Exodial dispose d'une infrastructure technologique qui satisfait aux exigences de qualité et de disponibilité les plus élevées.

Afin d'assurer notre service de standard téléphonique externalisé, nous disposons:

  • d'une plateforme de réception d'appel,
  • d'un couplage entre téléphonie et informatique qui permet l'affichage en temps réel d'infos contextuelles concernant l'auteur de l'appel aussi bien que son destinataire, ceci permettant la réponse la plus efficace et adaptée.

Nous disposons également :

  • d'un serveur de messagerie vocale qui permettra la transmission de vos messages vocaux par e-mail,
  • d'un serveur de téléphonie sur internet vous permettant de bénéficier de services et applications de dernière génération.

Des équipes qualifiées

Exodial met à votre disposition une équipe compétente, stable, motivée, située à Paris et dédiée à votre métier. La spécialisation sectorielle permet une meilleure connaissance des clients, une qualité optimale de réponse et de transfert de l’information du contact téléphonique vers vous, notre client.

Des tarifs très compétitifs, des délais courts

Exemple de tarif mensuel pour un cabinet (inclus la gestion d'agenda) :

Seuls sont facturés les appels donnant effectivement lieu à une opération (message, transfert d’appel, prise de rendez-vous…), suivant la grille tarifaire ci-dessous.

Palier Prix par appel (€ HT) Exemple Prix (€ HT)
40 appels (minimum de facturation)   40 appels 40 €
de 40 à 100 appels 0,94 € / appel 100 appels 96 €
de 100 à 150 appels 0,89 € / appel 150 appels 141 €
de 150 à 200 appels 0,85 € / appel 200 appels 183 €
de 200 à 300 appels 0,81 € / appel 300 appels 264 €
de 300 à 400 appels 0,74 € / appel 400 appels 338 €
de 400 à 500 appels 0,69 € / appel 500 appels 407 €
de 500 à 600 appels 0,64 € / appel 600 appels 471 €
de 600 à 800 appels 0,62 € / appel 800 appels 595 €
de 800 à 1200 appels 0,60 € / appel 1200 appels 835 €
Au delà de 1200 appels 0,59 € / appel    

Quel que soit le volume d'appels, vous bénéficiez gratuitement :

  • d’un numéro de téléphone personnel avec décroché personalisé
  • d’une messagerie vocale pour recevoir vos appels en dehors de nos horaires d’ouverture ou diffuser un message
  • de l’accès par internet à l’extranet Exodial permettant de gérer votre service, de prendre connaissance de vos messages

Une question, un devis ?

Contactez-nous